En bra utgångspunkt för att jobba med återkoppling kring hur det går är att säkerställa att man har en tydlig och enkel visualisering. Det räcker oftast inte med rapporter och excelunderlag eftersom det kan vara svårt att tolka dem och veta vilken slutsats man kan dra. Vill man nå ut till hela organisationen måste man återkoppla på ett sätt som gör att alla medarbetare kan ta till sig budskapet och utifrån det förstå hur man ska agera.
Visualisering är ett bra verktyg eftersom den, om den är utformad på rätt sätt, kan hjälpa mottagaren att sortera bland information och därmed bli ett stöd för att ta till sig det nödvändigaste både snabbt och enkelt.
Ett problem med många visualiseringar är dock att man använder färger på helt fel sätt. Olika färger kan möjligtvis göra ett underlag mer tilltalande, men de gör det inte nödvändigtvis enklare för mottagaren. Men potentialen finns – rätt använd kan färg bli en styrka i din visualisering. Här kommer tre tumregler:
- Undvik att använda färger i onödan eftersom färger kan distrahera mottagaren. Visualisera i neutrala färger (helst grått/svar) och lägg endast fokus på det som är viktigt.
- Använd endast signalfärger när de ska signalera något. Rött och grönt används när vi aktivt vill ge ett signalvärde om vi är exempelvis över eller under ett visst mål. Om vi vill lyfta fram information utan att lägga en värdering ska man inte använda rött eller grönt. Av den här anledningen bör man också undvika fördefinierade färgade områden (ex. en barometer med intervall som visar rött, gult och grönt).
- Använd inte gult som signalfärg. Det är inte entydigt vad gult innebär och om man ska agera eller inte. Jämför exempelvis med när du är ute och kör bil: några kommer att stanna vid gult och några kommer köra vidare. Precis som i trafiken kommer några i organisationen vilja agera vid gult, medan några vill avvakta. Dels kommer detta leda till en onödig diskussion om agera eller inte, och dels är det så att varje aktivitet som läggs på en gul lampa skulle ha kunnat lagts på en röd.
