Hur får vi en bättre uppföljning?

Om man däremot prioriterar uppföljningen av målen och på riktigt eftersträvar att nå sina mål, hur ska man egentligen gå tillväga för att lyckas så bra som möjligt med sin uppföljning och därmed nå målstyrningens fulla potential?

Tydliggör vad en uppföljning ska resultera i

Att ta fram mål gör vi för att fokusera och tydliggöra vad som är viktigast. Detta leder i sin tur till att vi ökar sannolikheten att vi faktiskt åstadkommer det som vi anser är viktigast. Uppföljningen fungerar på samma sätt. Genom att tydliggöra vad uppföljningen ska resultera i ökar vi sannolikheten att detta sker. Vi åstadkommer helt enkelt det som vi önskar, vilket är själva definitionen av en bra uppföljning

Så vad ska uppföljningen resultera i? Uppföljningen av våra mål ska öka sannolikheten att vi når våra mål i framtiden! Uppföljningen behöver därför fokusera på hur vi som organisation kan påverka vår framtida möjlighet att nå våra mål. Givetvis kan vi i vår uppföljning beskriva vad som påverkat våra historiska utfall för att därmed kunna dra lärdomar. Men om lärdomarna inte leder till beslut och att vi faktiskt gör något annorlunda framöver skapar det inte speciellt mycket värde.

Ska en tydlig process för hur vi följer upp

Uppföljningen kan ske på många olika sätt men vanligast är att en arbetsgrupp eller en ledningsgrupp som arbetar för att nå målen genomför ett möte där uppföljningen sker. Under detta möte kan man säkerställa att alla har samma förståelse och att man gemensamt kan arbeta fram en plan för hur organisationen kan påverka framtida mål på bästa sätt.
För att uppföljningen under dessa möten ska resultera i det vi önskar är det viktigt att skapa en tydlig process. En tydlig process bör innehålla vilken typ av förberedelse bör ske inför uppföljningsmötet och vad för typ av efterarbete som kommer att ske samt vad för ansvar samtliga deltagare har innan, under och efter mötet. Arbetar man enligt en tydlig process med tydliga roller så kan vi säkerställa att när vi väl genomför uppföljningsmötena ger de så mycket värde som möjligt och vi kan påverka vår framtida möjlighet att nå våra mål.

Använd hjälpmedel

Trots att medarbetarna inom organisationen har arbetat med uppföljning, vet hur den bör genomföras enligt organisationens tydliga process och vad vi ska uppnå är det alltid bra att använda sig av hjälpmedel av olika slag. Man ska inte underskatta inte vikten av att skicka ut påminnelser om att rapportera in utfall eller att genomföra analyser. Glöm inte heller att kommunicera information om hur det går inom valda mål, gärna med hjälp av en tydlig visualisering, för att påminna om vad som är det viktigaste för verksamheten. Försök helt enkelt att hjälpa medarbetarna så mycket som möjligt för att göra så att den uppföljning som kan skapa värde ska bli så enkel som möjligt att genomföra på rätt sätt och därmed öka vår sannolikhet att nå målen. Den investerade tiden inom detta område får man snabbt tillbaka genom i bättre förberedelser och därmed bättre möten som påverkar vår möjlighet att nå våra mål.

Om författaren

Albin Zahlin är målstyrningskonsult hos The Information Company, med erfarenhet från kunder som Lantbrukarnas Riksförbund, Trygghansa och Jula.

albin.zahlin@theinformationcompany.se +46 703 80 37 75 LinkedIn

Behöver du hjälp?