Visualisering av verksamhetens mål

Med hjälp av mål är det enkelt att signalera och kommunicera vart en organisation är på väg. Med hjälp av en tydlig visualisering är det enkelt att kommunicera hur det går för oss i vår resa mot målen.

Det sägs att en bild säger mer än tusen ord men trots det består organisationers uppföljning och återkoppling ofta av långa rapporter och Excel-underlag. Att tolka rapporterar och Excel-filer kan vara svårt och det leder ofta till olika slutsatser beroende på vem mottagaren är. En bra utgångspunkt för att jobba med uppföljning är istället att säkerställa en tydlig och enkel visualisering. En enkel visualisering underlättar för medarbetare att ta till sig budskapet och därmed förstå hur de bör agera framöver.

Varför använda sig av visualisering?

Syftet med en visualisering är att förmedla information. Det kan exempelvis vara information hur vi har presterat gentemot våra mål föregående månad. En viktig aspekt i visualiseringen är att göra den enkel och tydlig. Visualiseringen måste vara tydlig för mottagaren så det är självklart vilken information hen ska titta och agera på. Visualisering av mål handlar om att på enklast möjliga sätt förmedla kvantitativ information till medarbetare så att de får svar på tre grundläggande frågeställningar:

1. Vad ska vi uppnå?
2. Hur går det just nu?
3. Varför går det som det gör?

Hur skapar jag en bra visualisering?

När man tar fram en visualisering av sina mål behöver man ta hänsyn till följande:

• Målgrupp – vem ska ta till sig visualiseringen?
• Syfte – vad vill vi uppnå med visualiseringen?
• Situation – när och hur ska visualiseringen konsumeras?

Eftersom varianterna baserat på ovan är många så finns det med andra ord inte en given visualisering av mål som passar jämt, utan man behöver tänka till och anpassa utifrån förutsättningarna.

Målgrupp

När man funderar över vem som ska ta till sig visualiseringen är det viktigt att ta hänsyn till målgruppens förutsättningar och behov. Här kan det finnas stora skillnader mellan olika yrkesgrupper och personlighetstyper. Det går såklart inte att skräddarsy en visualisering till varje enskild individ utan här får man tänka lite mer generellt. Oftast handlar det om två saker:

1. Affärsförståelse för målen i sig och verksamheten i stort (dvs. vad i verksamheten som påverkar vår prestation). Finns en god förståelse kan visualiseringen innehålla lite mer information, annars bör visualiseringen vara så enkel som det bara går
2. Vana att läsa och tolka data/information
   Finns en god vana hos målgruppen för att ta till sig data/information i andra sammanhang kan visualiseringen innehålla lite mer information, annars bör visualiseringen vara så enkel som det bara går

Syfte

När det gäller att visualisera mål försök i möjligaste mån att skilja mellan visualisering av måluppfyllelse och analys av utfallet. Med andra ord är det bättre att ha en särskild visualisering som besvarar:
– Vad ska vi uppnå och hur går det just nu?

Och en helt annan visualisering som, om det finns en grundorsaksanalys gjord, förklarar:
– Varför går det som det gör?

Anledningen till detta är att visualisering av gjorda analyser ofta kräver mer förklaring och därmed mer data att visualisera men även att de ibland bygger på subjektiva resonemang och antaganden som inte ska förväxlas med objektivt konstaterande hur vi ligger till, vilket i så fall kan minska trovärdigheten kring målen och utfallen i sig.

Situation

När det gäller situation kan det vara bra att tänka till på vilket sätt visualiseringen ska konsumeras. Kommer de flesta att läsa det på datorn, på intranätet, en större bildskärm i samband med ett stormöte, via mobilen, via utskrift eller på något annat sätt? Det går såklart inte att optimera för alla situationer men desto viktigare att man tänker till kring vilken situation som kommer vara vanligast alternativt som är det viktigaste tillfället.

Tips för en bra visualisering

Med hjälp av en visualisering kan man ge snabb, enkel och tydlig återkoppling. Vilka kriterier bör man då tänka på för att ta fram en enkel visualisering?

1. Undvik färg

Fastna inte i bling-bling fällan! Undvik att visualisera med färger i onödan eftersom det kan distrahera mottagaren. Visualisera i stället med neutrala färger (helst grått/svart) och lägg endast fokus på det som är viktigt.
Använd endast färger i en visualisering när de ska signalera något. Rött och grönt används när vi aktivt vill ge ett signalvärde om vi är exempelvis över eller under ett visst mål. Om vi vill lyfta fram information utan värdering ska rött eller grönt inte användas. Av den här anledningen bör visualiseringar med fördefinierade färgade områden (ex. en barometer med intervall som visar rött, gult och grönt) undvikas.

2. Gult är fult

Visualisera inte mål med gult. Gult betyder olika för olika personer, vilket innebär att visualiseringen inte ger en tydlig signal om vi bör agera eller inte.
Jämför exempelvis med när du är ute och kör bil: några kommer att stanna vid gult och några kommer köra vidare. Precis som i trafiken kommer några i organisationen vilja agera vid gult medan några vill avvakta.
Att visualisera med gult kommer därmed leda till onödiga diskussioner om ett mål är uppnått eller inte, och om vi bör agera eller inte.

3 Glöm inte att en del personer är färgblinda

Rött och grönt är svårt att särskilja för den som är färgblind. Därför ska du inte ha samma objekt röd eller grön i en visualisering. I stället är det bättre att dela upp objekten och använda position som navigering för om utfallet är rött eller grönt. I exemplet nedan är grönt utfall = vänster och rött = höger.

4. Arbeta med former

Använd staplar vid enskilda jämförelser och linjer vid trend. Det här är en enkel grundregel att utgå ifrån för att inte krångla till det i onödan. När frågeställningen handlar om någon typ av jämförelse – använd staplar. När frågeställningen handlar om trender utgå ifrån linjediagram.

Avslutningsvis vill vi skicka med er att ”less is more” när det kommer till visualisering. Enkelt, tydligt och avskalat med ett tydligt syfte är bra ledord!