Målstyrning
Många organisationer har en strategi. Färre har en som faktiskt omsätts i praktiken. Kanske känner ni igen det: möten som inte leder till beslut, analyser alla håller med om men ingen agerar på, eller den där strategin som kändes inspirerande i januari men aldrig riktigt iscensatte någon förändring.
Problemet ligger inte i strategin i sig. Det är översättningen till något man faktiskt kan agera på som saknas. Målstyrning är det som får strategin att leva i vardagen. Varje dag, på varje nivå.
Vad är målstyrning?
Målstyrning innebär att leda och styra en verksamhet genom tydliga, mätbara mål direkt kopplade till strategin. Ni definierar vart ni ska, och låter medarbetarna ta ansvar för hur ni tar er dit.
En väl fungerande målstyrning skapar en röd tråd från övergripande vision hela vägen ner till varje individs dagliga prioriteringar. Alla vet vad som är viktigast, varför det är viktigt och hur deras insats bidrar till helheten. Det gör det möjligt att fatta bättre beslut i vardagen, grundade i riktning snarare än i vad som känns mest akut.
Målstyrning kallas också verksamhetsstyrning, resultatstyrning eller styrning mot mål. Grundprincipen är densamma: konkreta mål driver konkret agerande.
Varför styra med mål?
En strategi som stannar i en PDF och aldrig bryts ner i konkreta mål blir något vi bara hoppas ska inträffa av sig självt.
Många organisationer lägger tid på att ta fram en strategi som för stunden känns angelägen, och fortsätter sedan arbeta precis som innan.
Målstyrning löser det här på tre sätt.
1. Det konkretiserar strategin.
Nedbrutna mål gör strategin hanterbar och begriplig för hela verksamheten, inte bara för dem som tog fram den.
2. Det driver ett naturligt mänskligt beteende.
Vi är skapta för att sträva mot mål. Fokuserade mål ökar motivationen, skapar engagemang och ger arbetet mening, på samma sätt som ett synligt delmål gör ett långt lopp uthärdligt.
3. Det skapar handling i linje med strategin.
När målen är rätt satta och kommunicerade fattas besluten utifrån vart organisationen ska, inte utifrån vad som råkar vara brådskande just nu.
Utmaningar med målstyrning
Målstyrning är enkelt i teorin. Det är i genomförandet de flesta organisationer kämpar. Inte för att viljan saknas, utan för att styrningen inte är tydlig nog. Symptomen tar sig olika uttryck, men mönstren är ofta desamma:
Vanliga utmaningar
- ●Medarbetare vet inte vad som är viktigast och lägger tid på fel saker.
- ●Chefer detaljstyr för att riktningen inte är tillräckligt skarp.
- ●Resurser sprids ut för att allt känns lika viktigt. Och ingenting prioriteras.
- ●Möten konstaterar läget men leder inte till konkreta beslut.
- ●Kommunikationen brister och folk vet inte hur det går eller varför.
Bakom de flesta av de här utmaningarna finns några återkommande misstag i hur målstyrningen är uppbyggd.
För många styrmodeller.
När ekonomistyrning, processstyrning och målarbete existerar parallellt utan att hänga ihop uppstår förvirring. Medarbetaren vill ha svar på två frågor: vart ska vi, och hur går det? Medarbetaren behöver förstå två saker: vart organisationen är på väg och om vi rör oss i rätt riktning. Om svaret drunknar i parallella strukturer tappas riktningen.
För många mål.
Ju fler mål, desto svårare att prioritera, och desto större risk att målen motverkar varandra. Mäter man allt, styr man mot inget.
Ingen tydlig visualisering.
Om olika delar av organisationen tolkar samma siffra olika förlorar styrningen kraft. Vi har träffat ledningsgrupper där varje medlem har olika svar på hur det går för företaget, trots att de tittar på samma data.
Ingen tror på datan.
Mål kopplade till otydliga eller otillförlitliga datakällor skapar misstro. Uppföljningsmötet fastnar i valideringsdiskussioner och blir en bromskloss i stället för ett beslutsforum.
Vanliga misstag vi ser i arbetet med målstyrning
Måluppföljning
Uppföljning är hjärtat i målprocessen. Det är här insikterna uppstår, besluten fattas och agerandet justeras. Mål som sätts i januari och utvärderas i december är förhoppningsstyrning. Det krävs en strukturerad process däremellan.
”Forskning visar att mål påverkar beteende till 20% – resterande 80% avgörs av hur ni följer upp dem.”
David Holmberg, målstyrningsexpert
Effektiv måluppföljning svarar på tre frågor
Oavsett verksamhet, bransch eller ambitionsnivå är svaren på dessa tre frågor det som skiljer en uppföljning som skapar förändring från en som bara konstaterar läget.
Målstyrning kräver ett uttalat ägarskap. Någon som upprätthåller processen, sprider goda exempel och ser till att nya ledare och medarbetare introduceras i hur ni arbetar med mål.
Fråga 1
Hur går det?
Fråga 2
Varför ser det ut som det gör?
Fråga 3
Vad gör vi härnäst?
Den tredje frågan är den som de flesta organisationer missar. Det räcker inte att konstatera att ett mål inte nås. Det krävs en grundorsaksanalys, en strukturerad genomgång av vad som faktiskt driver utfallet. De organisationer som lyckas bäst gör den analysen innan de börjar diskutera åtgärder. Besluten blir träffsäkrare, resurserna används rätt och förändringen faktiskt händer.
Målet ska vara fokuserat.
Ett av få prioriterade mål som tar verksamheten framåt. Det innebär att våga välja bort, så att energin samlas där den gör störst skillnad.
Målet ska vara agerbart.
Medarbetare ska förstå hur de bidrar och känna att de kan påverka utfallet. Ett mål ingen kan agera på är inte ett styrverktyg, det är en önskedröm.
Målet ska vara mätbart och uppföljningsbart.
Tydligt definierat, kopplat till en pålitlig datakälla och möjligt att följa löpande. Utan det går det inte att veta om ni rör er i rätt riktning.
Målstyrning i praktiken – från strategi till resultat
Att förstå målstyrning är en sak. Att implementera det på ett sätt som håller och skapar mätbara resultat är något annat.
På The Information Company utgår vi från tre kriterier när vi sätter mål tillsammans med våra kunder.
Uppfylls alla tre kriterier har ni ett mål som driver faktisk förändring.
Vi arbetar i tre steg: sätta mål, följa upp mål och förstärka agerande.
Varje steg bygger på det föregående och tillsammans skapar de en styrmodell som fungerar i vardagen.
På TIC har vi hjälpt över 300 organisationer att bygga just den och vi vet vad som krävs för att den ska hålla.
Fyra nycklar: Att sätta mål som gör skillnad
Börja med strategin, inte målen.
Vad är det ni faktiskt försöker uppnå det närmaste året?
Sätt färre mål än ni tror.
Tre fokuserade mål slår tio spridda varje gång. Allra helst vill ni ha ett prioriterat mål.
Definiera hur ni ska mäta innan ni låser målet.
Om ni inte vet hur ni följer upp det kommer det inte att hjälpa er att styra verksamheten efter det.
Bryt ner till rätt nivå.
Stanna så tidigt som möjligt i organisationen, så länge målet är begripligt och påverkbart för dem som ska agera på det.
Våra målstyrningsexperter
Uppföljning är hjärtat i målprocessen. Det är här insikterna uppstår, besluten fattas och agerandet justeras. Mål som sätts i januari och utvärderas i december är förhoppningsstyrning. Det krävs en strukturerad process däremellan.
Vi kallar oss för målstyrningsexperter. Det betyder att bakom varje uppdrag vi tar oss an finns en konsult som brinner för att göra målstyrning begripligt, praktiskt och verkningsfullt. Vi är ett team med bakgrund i strategi, verksamhetsutveckling och ledarskap, med en gemensam övertygelse om att rätt mål, som följs upp strukturerat, förändrar organisationer.
