Medarbetarsamtal: Tips för frekventa samtal på 20 min.

Även om vi på The Information Company arbetar med just den här typen av utmaningar inom ramen för vår kompetens inom styrning och uppföljning tänkte jag idag istället dela med mig av mina egna tips och trix, i egenskap av chef.

Här är mina tips för att lyckas hinna ha ett medarbetarsamtal med kvalité varje månad

1. Låt medarbetaren själv äga mötet

Det är logiskt ur flera aspekter, inte bara att du som chef sparar tid. Genom att medarbetaren ansvarar för att driva samtalet blir mötet ett coachande samtal snarare än en utvärdering. Det blir tydligt för din medarbetare att hen själv ansvarar för sin egen utveckling och att du finns till för att stötta på bästa sätt du kan. Genom att också sätta en given tidsram, i mitt fall 20 min, så blir det också naturligt för individen att driva mötet effektivt.

2. Ha en tydlig agenda,

där medarbetaren i förväg har förberett sig. Den agenda jag utgår ifrån ser ut på följande sätt:

– Arbetssituation

Här får medarbetaren kort ge sin syn på nuvarande arbetssituation – har hen för lite att göra, för mycket att göra, eller svårt att prioritera. Eller finns det något som medarbetaren vill att jag ska känna till eller hjälpa till med?

– Bidrag till organisationens mål

Här använder jag mig av samma metod som vi utvecklat och implementerar hos våra kunder. Det är en variant av Googles metod “OKR – Objectives and Key Results”. I korthet går den ut på att individen varje kvartal sätter ett eget mål (Objective) som hen vill uppnå för att bidra till teamets/enhetens utveckling. Dessutom konkretiseras detta genom att individen definierar max 3 mätbara nyckelresultat (Key Results) som medarbetaren själv kan vara med och påverka och som blir beviset på att målet är nått. Detta är alltså en process som görs varje kvartal och till vår hjälp använder vi oss av en app i telefonen som heter Its in the Node“. Inför det månatliga medarbetarsamtalet har sedan individen själv uppdaterat måluppfyllnad inom respektive nyckelresultat i appen Node (som då jag också ser i min telefon så klart). I samtalet går vi igenom 1) hur det gick förra månaden och varför, vilka lärdomar gör vi? och 2) vad blir då viktigt kommande månad, och har medarbetaren något behov av stöd för att lyckas?

– Personlig utveckling

Varje år sätter jag tillsammans med medarbetaren en årlig utvecklingsplan. Den innehåller ett nuläge och ett önskat läge samt områden att utveckla för att stänga gapet. Varje månad går vi då igenom vilka aktiviteter som ska göras till nästa gång för att säkerställa att individen utvecklas kontinuerligt. Det kan vara saker som jag som chef tar på mig att göra ex. fixa budget för en utbildning eller saker som personen tar på sig att göra ex. läsa den här boken, eller vara med på X säljmöten osv.

Första gången jag införde detta format tog mötena ca 1 timme. Idag är vi nere på 20 minuter per person vilket innebär att jag kan boka dessa möten med 30 minuters intervall för att jag också mentalt ska hinna checka in till varje samtal. Det tar mig en förmiddag varje månad, vilket känns helt överkomligt (jag är ju ändå chef så detta är ju en central funktion i min roll).

Jag är ingen HR-expert, och säkert inte världens bästa chef – men den här formen tycker jag och min personal funkar bra oss. Har ni andra erfarenheter får ni gärna dela med er!