Världens dyraste möte

Att bara genom att ett par klick kunna analysera sin affär och hitta grundorsaken till problem inom olika delar av verksamheten är förstås i grunden otroligt bra. Rapporter behöver inte längre vara något som ägs av en ekonomifunktion och mailas ut en gång i månaden i excel-format, utan kan med fördel finnas tillgängligt för hela organisationen och uppdateras i realtid. Enkelt tillrättalagt med en intuitiv presentation av informationen som mottagaren vill ha. Dessutom stödjer många moderna BI-verktyg att användare skapar egna rapporter, så att varje medarbetare med ett informationsbehov får precis den data presenterad för sig som just den personen behöver. Enkelt sammanfattat har det aldrig tidigare funnits samma möjlighet att fatta välgrundade beslut för sin affär som det gör idag.

Tyvärr har denna stora tillgång på information också en baksida. Inte sällan hamnar ett antal personer i samma rum för att fatta beslut baserat på ett gemensamt informationsunderlag. När det då visar sig att rapporterna visar olika utfall för samma parameter samma period så risker gruppen att falla in i vad vi kallar världens dyraste möte. Typiskt äger detta möte rum på ledningsgruppsnivå eller motsvarande, där ett antal seniora (läs högavlönade) personer avsatt tid i sin redan tighta kalender för att fatta beslut som kommer ha stor påverkan.

I världens dyraste fattas dock inga beslut. Istället handlar diskussionerna om huruvida utfallet var 23 (i enlighet med rapport X), 18 (vilket påstås i rapport Y) eller kanske 12 (enligt rapport Z som ingen någonsin sett tidigare). Ovan situation är inte bara dyr i form av personernas lön, den riskerar också att påverka organisationen negativt då det är ovanligt att världens dyraste möte leder till några faktiska beslut.

Känner du igen dig? För att slippa hamna i denna högst oönskade typ av möte måste organisationen skapa tydliga definitioner med en ytterst ansvarig måttägare för de mått som verksamheten följs upp på. Varje gång en fråga kring en mätning eller ett nyckeltal dyker (för det kommer de fortfarande att göra) är det upp till måttägaren att svara på vad som är överenskommet sedan tidigare. Den måttansvariges roll underlättas såklart om definitionen finns dokumenterad och tillgänglig för övriga personer att del av, vilket vi gärna hjälper just er organisation med.