Att få till bättre möten

Våren är äntligen här och sommaren närmar sig med stormsteg. Däremot dröjer det ett tag innan de flesta av oss går på semester. En hel del arbete ska slutföras innan man får lite välförtjänt ledighet. Stor del av vår arbetstid läggs på möten. I detta blogginlägg ska jag ge mina tips kring hur man kan få dessa möten att bli så bra och effektiva som möjligt. Detta är givetvis något man alltid strävar efter, men kanske extra mycket i dessa vårtider när många mötesdeltagare tenderar att snegla ut genom fönstret och längta ut i vårsolen.

Jag kom över en artikel i Harvard Business Review, skriven av Liane Davey, som berör ämnet ovan. Artikelns innehåll påminner till stor del om hur vi på TIC driver våra möten, vilket jag redogör för nedan.

Först och främst, inled alltid mötet med att förklara dess syfte. Gör det tydligt för samtliga mötesdeltagare varför vi har samlats idag och vad vi vill få ut av mötet. Om man inte gör detta ökar risken att deltagarna svävar iväg, både i sina egna tankar och i eventuella diskussioner.

Nästa steg är att gå igenom agendan. Här råder jag er att vara tydlig när ni beskriver syftet med respektive agendapunkt. Vad kommer vi prata om på respektive punkt och vad ska vi uppnått innan vi går vidare? Vi på TIC har alltid en avslutande agendapunkt som beskriver vad som händer i nästa steg efter avslutat möte. Detta för att göra det tydligt vad som sker härnäst samt att det blir enklare att följa upp detta i nästkommande möte. Glöm inte att sätta tydliga deadlines för när en viss aktivitet/åtgärd ska vara genomförd samt vem som är övergripande ansvarig för att respektive aktivitet/åtgärd genomförs innan deadline.

Sist, men inte minst, är det viktigt gå igenom vilka sorts förväntningar man har, dels på själva mötet, men även på varandra. Ett exempel på detta är att man inte svarar på mail under mötet eller att man ska fatta beslut om en viktig strategisk fråga innan mötet avslutas. Om mötesdeltagarna är fysiskt närvarande men mentalt bortkopplade blir mötet genast mer ineffektivt, vilket kan leda till ytterligare möten pga. att man inte gick helt i mål under det ursprungliga mötet. Om man inte går igenom deltagarnas förväntningar blir det givetvis svårt att veta om förväntningarna blivit uppfyllda. Glöm inte att avsluta mötet med att stämma av om mötesdeltagarnas förväntningar har uppfyllts.

Om ni följer dessa enkla tips är jag säker på att ni kommer få till både bättre och mer effektiva möten, vilket i slutändan kan leda till mer tid ute i vårsolen.

Lycka till!

Källa:

Davey, L. 2017. The Right Way to Start a Meeting. Harvard Business Review. Länk: https://hbr.org/2017/03/the-right-way-to-start-a-meeting