Ägd av IT? Så tar du ägandeskapet över ditt beslutsstöd

Rapportägare skapar agerande

Rapporter, applikationer eller andra typer av visualiseringar bör ha en ägare som håller dem ändamålsenliga och säkerställer att de skapar rätt agerande. Jag kallar denna ägare för rapportägare.

För att hålla en lösning ändamålsenlig måste man veta vad den skall användas till och vilka behov den skall uppfylla. Ett behov kan definieras i användningsfall utifrån frågorna vem, när och önskad insikt. Vem skall använda lösningen, i vilka situationer skall lösningen användas och vad är det användaren vill veta. Vad användarna behöver se däremot, alltså informationsbehovet, är en kompromiss mellan önskad insikt och tillgänglig data och är inte riktigt en del av användningsfallet.

BI-lösningar har en tendens att bli mer och mer komplicerade med tiden. Dels genom tillägg för att täcka närliggande behov och dels för att man glömmer bort eller inte litar på vissa rapporter och därför tar fram nya. Det är ägarens uppgift väga befintliga användningsområden mot de nya, att sprida kunskap om lösningen och att ta bort rapporter som inte längre behövs.

Rapportägaren äger urvalet av information i lösningen och hur informationen presenteras. Om man i en rapport presenterar information som kommer från andra system utan att man lägger till någon ny affärslogik är det inte rapportägaren som äger den informationen utan ägaren till systemet där datan kommer ifrån. Jag kallar denna person för dataägare.

Dataägare ger trovärdig data

Dataägandeskap handlar om att säkerställa data av tillräcklig kvalitet. Precis som din kalender påminner dej om viktiga händelser men inte visar allt du kommer att göra, så fungerar inmatad data bara för vissa utvalda syften. Med tydligt syfte klarar man sig ofta med betydligt sämre data än man först tror, särskilt om man ser på trender eller gör jämförelser. Om data skall användas för ett nytt syfte bör rapportägaren och dataägaren kommer överens om detta och överenskommelsen måste förvaltas.

Dataägaren ansvarar för att datan är punktlig, enhetlig och rättvisande. Om formatet eller reglerna för datan ändras måste dataägaren meddela rapportägarna så rapportägaren proaktivt kan anpassa sin lösning eller meddela användarna. Det här är ett ansvar som ofta brister och då blir det användarna märker att datan inte stämmer och tappar då i förtroende för lösningen.

Potato, potahto

Var går då gränsen mellan rapport- och dataansvar? Data hanteras vanligtvis i, för ändamålet, anpassade system som till exempel ekonomi- och CRM-system. Att vara ansvarig för den typen av system handlar mycket om att få in data och att skapa fält och regler för att kunna representera verkligheten på ett användbart sätt. Beslutsstödlösningar däremot används för att sammanställa data från olika system, för att sammanfatta information och för att skapa grafiska vyer som ger förståelse och agerande.

Men, om någon använder en rapport som underlag för en annan rapport bli då rapportägaren även dataansvarig i förhållande till denna person? Jag anser det. Om en rapport behöver information som inte finns i andra system och man då skapar excelark med denna information blir då rapportägaren dataansvarig också? Jag anser det. Rapportägande och dataägande är alltså två sidor av samma mynt.

Det finns dessutom ett viktigt ansvar som vilar på båda typerna av ägare och det är att förstå all affärslogik mellan in- och utdata i systemet. En redovisningsansvarig måste veta vilka konton som bygger upp resultaträkningen och en rapportansvarig inom försäljning kunna förklara hur marginalen beräknas och fördelas inom organisationen. Om man inte förstår logiken mellan in- och utdata utan att dyka ner i programmeringskod blir man snabbt beroende av de personer som utvecklat lösningen –  man blir ägd av IT.  Om man använder utvecklare och beslutsstödskonsulter i utvecklingen av beslutsstödslösningar bör man säkerställa att man förstått affärslogiken och helst även har en komplett dokumentation av den.

Bli inte ägd av IT

För att behålla ägandeskapet över sitt beslutsstöd i verksamheten skall det först och främst finnas utpekade ägare. Ägarna skall veta hur lösningarna används, dess syften och gärna arbeta aktivt för att sprida användningen av dem. Ägarna skall också förstå all affärslogik mellan in- och utdata. När man utvecklar lösningarna, kan man med fördel arbeta tillsammans med utvecklare för att t ex analysera hur befintlig data lämpar sig för nya användningsområden eller arbeta med prototyper för att förstå användarnas behov. När utvecklingen är klar är det dock viktigt att man hämtar hem all affärslogik för det är här man annars tappar ägandeskapet.

***

Ett lite tips för er som är intresserad kring hur man ska tänka när man väljer sina nyckeltal så har vi på The Information Company fortfarande några fåtal platser kvar till vårt frukostseminarium där Pontus Wadström, forskare på KTH, och David Holmström, VD på The Information Company, berätta om hur man egentligen bör tänka när man ska välja och prioritera sina nyckeltal. Anmäl sker här.