Att utforma bättre möten

Inför mötet

För att öka sannolikheten att vi har värdeskapande möten som leder till resultat, där antingen en beslutad förändring gör frågan ovan obsolet, eller där en verifiering av nuvarande arbetssätt gör ytterligare förändringar omotiverade, behöver syfte och agenda för mötet vara tydligt definierade och införstådda av samtliga deltagare. Detta gör det möjligt för mötets deltagare att förstå avsikten med mötet och få en förståelse för strukturen som leder fram till att besvara mötets syfte. Finns det osäkerhet över vad mötet ska leda till kan detta vara en indikation att mötet i själva verket inte är nödvändigt att genomföra. Leder du själv mötet kan det även underlätta att personligen fundera på potentiella resultat som mötet kan leda fram till. Vad för typ av beslut behöver vi till exempel ta för att mötet ska vara lyckat och besvara syftet? Om man besitter en hypotes till mötets utfall är det i sittande möte sedan lättare att förstå om mötets syfte besvarats eller om diskussionerna svävat ut för att sedan avsluta mötet innan mötets syfte blivit uppfyllt.

Under mötet

För själva genomförandet av mötet finns det ett antal lärdomar vi kan hämta från mer formella möten likt en årsstämma. Under dessa möten genomförs det alltid en tydlig omröstning för beslut. Detta säkerställer att skillnaden mellan en diskussion för ett eventuellt beslut och fastställandet av ett beslut blir tydligt för mötets deltagare. Utöver detta utnämns alltid en sekreterare under mötets början för att ansvara för att besluten dokumenteras och distribueras. Genom att säkerställa att besluten fastställs tydligt och att dessa i sin tur både dokumenteras och distribueras går det att skapa en detaljerad och gemensam syn bland mötets deltagare över vad besluten innebär, vem som ska vara ansvarig för genomförandet och när det ska vara genomfört. Detta möjliggör i sin tur att det i nästkommande möte är möjligt med uppföljning av besluten som tidigare fastslagit för att säkerställa att den eftersträvade förändringen faktiskt genomförs.

Så under nästa möte du deltar i; definiera syfte och agenda, fundera på potentiella resultat av mötet, tydliggör när ett beslut fattas, utse någon som noterar och distribuerar besluten till mötesdeltagarna, och följ upp tidigare tagna beslut under nästkommande möte. Och slutligen ta ett gemensamt ansvar för att era möten blir lyckade och ger förutsättningar för de förändringar ni vill se inom er organisation! Lycka till!