BI-strategi – Valen som enar laget

Styrning eller analys
En BI-lösning kan stödja både styrning eller analys. Varje enskild vy som användaren ser däremot bör vara anpassade antingen styrning eller analys. I en vy anpassad för styrning vill man se den minsta mängd information som behövs för att se om verksamheten rör sig mot organisationens mål. Vid analyser, däremot, vill man snabbt kunna nå all information som man kan behövas för att förstå varför man inte rör sig mot målen. I sidor för styrning vill man alltså minimera mängden information medan för analys vill man maximera den.

Styrning klarar sig ofta med en enklare datainsamling men förutsätter att organisationen verkligen arbetar operativt med målstyrning och ställer större krav på presentation och användarutbildning. Analys å andra sidan kräver mer detaljerad data medan användarna klarar avancerade applikationer som är enkla att utveckla men som kräver att användaren har större vana av att analysera siffror.

Detaljerat eller enkelt
Hur detaljerat behöver man avbilda verkligheten digital? Skall min kalender visa minsta andetag jag gör eller bara påminna om viktiga händelser som jag annars skulle glömma? Desto mer detaljerat man avbildar verkligheten desto fler frågeställningar kan man svara på. Detaljerade avbildningar blir dock ofta komplicerade. Om man kan nöja sig med att få korrekta jämförelser mellan avdelningar eller att utvecklingen över tiden visar en rättvisande trend kan man ofta göra stora förenklingar. Kan man dessutom begränsa de frågeställningar man behöver kunna svara på finns det ytterligare kompromisser att göra. Utan denna typer av begränsningar hamnar man ofta i ändlösa måttdiskussioner.

Enhetligt eller decentraliserat
Det är lätt att säga att begrepp och definitioner skall vara enhetliga i hela organisationen – enhetlighet förenklar. Att ha olika definitioner på samma begrepp eller olika begrepp för samma definition leder till osäkerhet och improduktiva diskussioner. Baksidan med enhetlighet är dock större kostnader och minskad flexibilitet.

För att få ett enhetligt beslutsstöd behöver man både standardisera de processer som skapar data samt centralisera definitionerna av begrepp, t ex genom att bygga ett datalager.

Standardisering av processer är detsamma som ökad byråkrati med alla dess baksidor.
”Byråkrati är den struktur och uppsättning regler som skapats för att styra en vanligen större organisation. En person som ingår i en byråkrati kan kallas byråkrat.” – Wikipedia.
För att hela organisationens beslutsstöd skall använda samma begrepp och definitioner bör de ägas centralt. Vanligtvis centraliserar man ägandeskapet genom att upprätta ett data- eller informationslager som sedan all data hämtas från. Min grova uppskattning är att kostnaden för en BI-lösning ökar med en faktor tio när man upprättar datalager istället för att låta varje rapport göra sina egna beräkningar. Jag har dock inte sett någon annan lösning än datalager som verkligen skapar ett centralt ägandeskap och enighet.

En kompromiss kan vara att börja med en enkel, flexibel lösning och skala upp när behovet uppstår. En fördel med detta angreppssätt är att det ofta krävs mest ändringar i början och då gör man det i en flexibel arkitektur. När det sedan är dags att skala upp har man något användbart att utgå från.

Pålitligt eller dynamiskt
För att en BI-lösning skall bli pålitlig och rättvisande över tid krävs en aktiv förvaltningsorganisation som anpassar lösningen i takt med organisationens utveckling. Anpassningarna och nyutveckling bör ske strukturerat med ordentliga tester och tydlig kommunikation till användarna. Samtidigt bör förvaltningen inte vara personberoende. Problemet med dessa önskemål är dock att förvaltningen blir trög och stelbent med rigida produktionssättningscykler och mycket kringarbete med tester och dokumentation vid ändringar och nyutveckling. Utveckling i denna miljö blir dyr och långsam.

Har man möjlighet, kan det vara bra att ha olika förvaltningsalternativ inom en organisation så att man kan spara de mest strukturerade förvaltningen till de lösningar som verkligen kräver det men samtidigt erbjuda miljöer för mer dynamisk utveckling av rapporter som inte är lika driftskritiska eller som inte skall leva lika länge.

Vägen framåt
Jag har här visat på fyra strategiska dimensioner som leder till olika lösningar, nyttor och kostnader. Hur man bör prioritera beror på situationen men oavsett vilka val man tar är det viktigt att alla involverade i lösningen förstår vilken strategi som är vald och arbetar åt samma håll.