Bota grundorsak och inte symptom!

Det grundläggande syftet med målstyrning är att skapa ett agerande hos alla anställda i linje med organisationens strategi. Forskning visar att vill man påverka människors agerande så gör man det till 20 % via vilka mål man sätter och till hela 80% genom att regelbundet följa upp målen. Det visar att hela tricket med målstyrning ligger i uppföljningen.

Uppföljning skapar möjligheter att förbättra organisationens prestation

Varje uppföljningstillfälle är en möjlighet att via grundorsaksanalys förstå varför vi presterar som vi gör och därmed en möjlighet att prestera ännu bättre. Allt för många organisationer slösar dock bort dessa möjligheter genom att fatta en massa beslut där man försöker bota symptom istället för grundorsak. Om man istället ägnar tid åt att göra en ordentlig grundorsaksanalys hittar man roten eller just grundorsaken till att man t ex inte når ett visst mål. Då ger man sig själv möjligheten att vidta få åtgärder som ger stora effekter.

Ta dig tiden att hitta grundorsaken

Anledningen till att så många organisationer inte lyckas identifiera grundorsaken till att man inte når ett mål är oftast en kombination av brist på tid och förmåga. Ofta glömmer man bort att verkligen ta sig tid ett par dagar innan ett uppföljningsmöte och verkligen göra en gedigen analys med syfte att hitta grundorsak och utifrån den identifiera relevanta åtgärder för att bota grundorsaken. Gör man det kan man gå in i ett uppföljningsmöte (som ofta är ett ledningsgruppsmöte) med faktabaserade beslutsunderlag och i mötet fatta relevanta beslut. Men eftersom man ofta inte har (eller tar sig) tid att göra grundorsaksanalys innan mötet hamnar man istället i realtidsanalyser och snarare anekdotstyrda istället för faktabaserade beslut. Det är med andra väldigt mycket mer effektivt att någon/några lägger tid innan möten på att göra grundorsaksanalys och ta fram beslutsunderlag än att en hel ledningsgrupp försöker diskutera fram till svar.

Utveckla förmågan att hitta grundorsaken

Den andra orsaken till att bristande eller utebliven grundorsaksanalys är förmåga. Det är helt enkelt relativt svårt att hitta grundorsaken till att man inte når ett mål. Det är ju helt klart lättare att bara försöka bota symptom, dvs lägga en bombmatta av åtgärder som kan förbättra utfallet på målet. Ett bra sätt att hitta grundorsak är att jobba ”issue tree”. Det gör enkelt uttryckt ut på att formulera det komplexa problemet du vill lösa som en frågeställning (issue). Definiera sedan vilka delfrågor (sub-issues) som måste vara besvarade för att huvudfrågan ska kunna besvaras. Därefter identifierar du vilka analyser som behövs för att besvara respektive delfråga. Genom att sedan utföra dessa analyser kommer du kunna hitta grundorsaken och lösningen till problemet. Ett annat lite enklare tillvägagångssätt för att hitta grundorsak är ”The five Whys”, som helt enkelt går ut på att ställa sig frågan varför på ett givet problem fem gånger och på så sätt bena sig ner till grundorsaken.

Oavsett metod för att hitta grundorsak så är det viktigaste att ha insikten att inte identifiera åtgärder baserade på sympton utan att verkligen förstå varför det har blivit som det har blivit och därmed ge sig själv möjligheten att bota grundorsak istället för symptom. Det kommer skapa fantastiska effekter i din organisation.