Hur gör man en grundorsaksanalys?

Att identifiera ett problems grundorsak är avgörande för en organisations problemlösningsförmåga i allmänhet, men ännu viktigare när det kommer till beslutsfattande. Inte sällan görs en otillräcklig analys av vad ett problems grundorsak bottnar i, vilket leder till att många organisationer kastar bort både tid och pengar på att bota symptomet istället för att lösa den faktiska orsaken till att ett problem uppstått.

Generellt kan skillnaden mellan symptom och grundorsak beskrivas på följande sätt;

Ett symptom är en händelse vid ett givet tillfälle i tiden, och är vad som ofta initierar en grundorsaksanalys. Till exempel är ett ”minskat varulager” ett symptom, eftersom det är en händelse som inträffar vid ett givet tillfälle.

En grundorsak är ett rådande tillstånd, och som sannolikt både varat under en tid och kommer att bestå under en tid framöver. Ett ”minskat varulager” är inte ett varaktigt tillstånd utan beskriver en förändring i tiden. Däremot kan ”bristfälliga beställningsrutiner” vara en grundorsak, eftersom det är ett varaktigt tillstånd.

Anledningarna till att grundorsaksanalysen ofta uteblir kan variera, men det är inte ovanligt att förutfattade meningar och gamla sanningar ligger till grund för en del beslut som tas i många organisationer. En annan anledning som förekommer är att beslutsfattare i sin iver (eller stress) att nå snabba resultat väljer det beslut som ligger närmast till hands istället för att investera tiden i att ta reda på vilket det bästa beslutet skulle vara.

Det finns många olika metoder och tekniker för att identifiera och lösa ett problems grundorsak. Oavsett vilket tillvägagångssätt som används så innehåller de flesta i någon form följande fyra delar.

1. En tydligt definierad frågeställning att lösa. Att identifiera frågeställningen är ett kritiskt första steg i grundorsaksanalysen eftersom det avgör vad fokus för analysen kommer att vara.
2. Insamling av så mycket relevant information som möjligt kopplat till frågeställningen som ska lösas. Information som ger en djup förståelse av frågeställningen, i form av exempelvis tid och plats för när problemet inträffade, är av extra vikt eftersom det hjälper oss att få en känsla för vad grundorsak kan vara och därigenom forma hypoteser.
3. Formulera möjliga grundorsaker som vi vill undersöka vidare. Beroende av vad frågeställningen är och vilken information vi fått med oss från steg två så kan detta vara väldigt snabbt avklarat. För andra frågeställningar kan det vara ett komplext steg där relationer mellan orsak och verkan behöver identifieras och utredas.
4. Formulera den mest troliga grundorsaken och med denna som grund föreslå vad som bör göras åt denna, gärna tillsammans med en grundläggande riskanalys för att avgöra vilka potentiella konsekvenser som kommer med ett åtgärdsförslag

Grundorsaksanalys är ett kraftfullt verktyg för alla organisationer att använda sig av, oberoende av affärsmodell eller bransch. Det har potential att leverera stort värde när det används på rätt sätt.