Målstyrning för att öka produktivitet och effektivitet

Vi på TIC ser många effekter hos organisationerna vi arbetar med. Det kan vara ökad omsättning, lönsamhet, medarbetarengagemang och mycket mer. Men effekterna förekoms ofta av utmaningar med produktivitet och effektivitet.

Temat på det här blogginlägget handlar om just effekterna av att ha en väl fungerande målstyrning, närmare bestämt hur målstyrning som verktyg kan hjälpa er som organisation att få en ökad produktivitet och effektivitet (och dessutom beskriva vilka följdeffekter det i sin tur får).

Målstyrning har visat sig vara ett effektivt verktyg för att nå just ökad produktivitet och effektivitet – det visar vår erfarenhet från att ha arbetat med över 250 kunder.

Vilka är de vanligaste utmaningarna?

Låt oss ta det från början och se till vanliga fällor för ineffektivitet på en arbetsplats. Några exempel som kan leda till ineffektivitet är följande:

1. Otydliga mål och förväntningar: Om målen och förväntningarna inte är tydliga kan det leda till förvirring och bristande fokus bland medarbetarna. Det blir svårt att veta vad som förväntas av dem, vilket kan resultera i att de spenderar tid och energi på uppgifter som inte är de viktigaste och/eller inte vet vilka resultat de ska sträva efter.
2. Brist på kommunikation: Kommunikationsbrist är en stor källa till ineffektivitet på arbetsplatsen. Det kan innefatta dålig feedback, missförstånd eller brist på information. Om medarbetare inte har tillräcklig information eller inte känner sig hörda kan det leda till misstag, förseningar och frustration. Vet vi inte hur det går för oss och varför är det svårt att bli bättre.
3. Detaljstyrning och brist på tillit: När chefer eller ledare detaljstyr sina medarbetare, visar det brist på tillit och kan hämma deras förmåga att ta initiativ och ansvar. Detta kan resultera i att medarbetarna känner sig övervakade, omotiverade och hens kunskaper och färdigheter inte tas tillvara på. Det uppstår ofta när det inte finns tydligt uttalade mål och fokus med tydliga förväntningar och ansvar.
4. Otillräckliga resurser: Om organisationen inte tillhandahåller tillräckliga resurser, som tid, pengar, personal eller utrustning, kan det vara svårt för medarbetarna att utföra sina uppgifter effektivt. Detta kan leda till förseningar, stress och minskad produktivitet. Ofta uppstår det när allt är viktigt och resurserna således måste täcka in allt.
5. Konflikter och dålig samarbetsförmåga: Konflikter mellan medarbetare eller avdelningar kan störa arbetsflödet och minska samarbetsförmågan. Det är viktigt att hantera konflikter på ett konstruktivt sätt och främja en kultur av samarbete och respekt. Har vi inte en uttalad riktning för hela organisationen och hur målen hänger ihop för att tillsammans bidra kan konflikter uppstå, även motstridiga mål kan bidra till detta.
6. Bristande planering och prioritering: Om arbetsuppgifter inte är välplanerade eller prioriterade kan det vara svårt att hålla sig till deadlines och uppnå målen. Det är viktigt att ha tydliga planer och strategier för att maximera effektiviteten och undvika att slösa bort tid och resurser på oväsentliga uppgifter. När vi inte vet från början vad vi ska åstadkomma, blir allting viktigt – och då blir ingenting viktigt egentligen. Men allting ska ändå hinnas med.

Förmodligen känner många av er igen er i åtminstone några av exemplen ovan. Men misströsta ej, det går att med relativt enkla medel öka sannolikheten för att kunna undvika det. I vår värld heter det medlet målstyrning, för att göra det mer konkret kommer jag nedan förklara hur målstyrning som verktyg kan hjälpa.

Hur kan vi lösa utmaningarna?

Målstyrning är som ett kraftfullt verktyg för att ge organisationen en tydlig riktning samtidigt som den delegerar ansvaret för hur målen ska nås till dem som är ansvariga för att uppnå dem. Genom att arbeta med en väl strukturerad målstyrning med en tydlig röd tråd kan en organisation avhjälpa problemen ovan på följande sätt:

1. Otydliga mål och förväntningar: Genom att använda målstyrning kan organisationer och team skapa tydliga och mätbara mål som ger riktning och fokus åt alla medarbetare. Tydligt definierade mål bidrar till att undvika förvirring och säkerställer att alla arbetar mot samma resultat. Då kan organisationer och individer fokusera på vad som verkligen är viktigt och undvika att bli distraherade av mindre betydelsefulla uppgifter.
2. Brist på kommunikation: Målstyrning kräver regelbunden och tydlig kommunikation om målen, förväntningarna och framstegen mot dem. Genom att upprätthålla öppen och transparent kommunikation kan målstyrning hjälpa till att minska missförstånd och förbättra samarbetsförmågan. Målstyrning ger en klar riktning och kan fungera som en drivkraft för att motivera både individer och team att arbeta mot en gemensam destination. Tydligt definierade och realistiska mål med en regelbunden uppföljning som kommuniceras tydligt bidrar till att öka engagemanget och tron på att uppgiften är uppnåelig.
3. Detaljstyrning och brist på tillit: Genom att tydligt kommunicera målen och delegera ansvar och befogenheter kan målstyrning bidra till att bygga upp tillit mellan ledare och medarbetare. Genom att ge medarbetarna befogenhet att fatta beslut och ta ansvar för att uppnå målen minskar behovet av detaljstyrning. Att sätta upp specifika mål och följa upp dem regelbundet skapas en känsla av ansvarsskyldighet både på individ- och organisationsnivå. Det blir tydligt vem som ansvarar för att uppnå vilka mål och detta kan öka produktiviteten genom att öka känslan av ansvar.
4. Otillräcklig resursallokering: Målstyrning hjälper till att identifiera vilka resurser som behövs för att uppnå målen och kan användas för att motivera tillräcklig resursallokering från organisationen. Genom att tydligt visa hur resurserna bidrar till att uppnå önskade resultat kan målstyrning hjälpa till att säkerställa att tillräckliga resurser är tillgängliga. Det gör det också möjligt att prioritera dem på ett effektivt sätt. Detta innebär att tid, pengar och andra resurser allokeras på ett sätt som bäst stöder målen.
5. Konflikter och dålig samarbetsförmåga: Genom att skapa gemensamma mål och fokusera på resultat i stället för individuella intressen kan målstyrning främja en kultur av samarbete och samarbete. När alla arbetar mot samma mål är det lättare att undvika konflikter och främja en positiv arbetsmiljö. Att sätta upp mätbara mål gör det också lättare att utvärdera prestationer och framsteg mellan team och avdelningar. Detta ger möjlighet till kontinuerlig förbättring och anpassning av strategier för att säkerställa att man är på rätt väg mot att uppnå önskade resultat tillsammans.
6. Bristande planering och prioritering: Målstyrning innebär att sätta upp specifika mål och aktiviteter för att uppnå dem. Genom att göra detta kan organisationer och team effektivt planera och prioritera sina arbetsuppgifter för att maximera effektiviteten och undvika slöseri med tid och resurser på oväsentliga uppgifter. Även om målen är fasta och tydliga bör det finnas flexibilitet för att anpassa sig till förändrade omständigheter eller upptäckter under resans gång. Målstyrning tillåter en sådan flexibilitet genom att fokusera på resultat och ändamål snarare än att hålla sig strikt till förutbestämda processer.

Hur kommer vi igång?

Förhoppningsvis får ni med er insikter härifrån som kan hjälpa er att få till bättre arbetssätt som leder till ökade resultat och ökat välmående i organisationen. Ta en sak i taget, målstyrning är ett långsiktigt arbete – precis som med allt förändringsarbete. Fundera på vad organisationen mäktar med i dagsläget, och planera insatserna efter det.

Vill ni läsa mer om effekterna som en väl fungerande målstyrning kan generera, klicka gärna in på ”Case” här på vår hemsida för att läsa om faktiska exempel från några av våra kunder.

https://theinformationcompany.se/sv/case/