Pareto-principen för prestation

Vad får människor att bete sig som de faktiskt gör, hur lär sig hjärnan nya saker? Beteendeanalys är ett samlingsnamn för en mängd principer som förklarar uppkomst och vidmakthållande av beteenden. Grunden är inlärningspsykologiska principer som utvecklats genom vetenskapliga experimentella metoder under nästan ett sekel. Tankarna grundar sig på Darwins idé om det naturliga urvalet – att de beteenden som fyller en funktion blir varaktiga. Forskare som Watson, Pavlov, Thordike och Skinner med flera har sedan bidragit med att testa, stärka och utveckla vetenskapen. Tillämpad beteendeanalys är inte en teori, utan består av många forskares samlade resultat. Det som har fått stöd i forskningen läggs till teorin, annat har lämnats utanför. Gemensamt för hela kunskapsområdet är att beteendet alltid är det som fokuseras. Man kan säga att beteendeanalys är ett instrument för att förstå världen och människor.

Beteendeanalys förklarar varför personer beter sig som de gör samt gör det möjligt att hjälpa dem att bete sig på nya sätt, eller sluta bete sig på gamla sätt. Kognitiv Beteendeterapi (KBT) som vunnit ökat intresse i Sverige från 1990-talet och framåt har sin kärna i beteendeanalysen. När dessa tekniker appliceras på organisation och ledarskap brukar det kallas Organizational Behavior Management (OBM). Detta har funnits i USA i ca 50 år, men har ännu inte fått sitt stora genomslag i Europa.

Lagen om mänskligt beteende säger att människor beter som de gör på grund av vad som händer när de beter sig som de gör. Tider förändras. Marknader förändras. Människors beteenden förändras i varje nytt sammanhang. Men de lagar som styr mänskligt beteende är konstanta. Att förstå den påverkan ett beteendes konsekvens har ger möjlighet att påverka beteende, öka prestationer, nå mål, skapa en verklig förändring och verkställa strategi.

I de flesta organisationer jag jobbat på och tillsammans med, har planeringsmöten varit vanligare än uppföljnings- och återkopplingsmöten. Det som kommunicerats ut på bred front i dessa organisationer har generellt sett varit vad som ska göras framgent, inte vad som har gjorts, vilka resultat det har fått och hur man ska lära och utvecklas av detta. Det är ett tecken på att organisationer lägger för mycket fokus på att aktivera (skicka ut signaler) i stället för att leverera konsekvenser (följa upp och återkoppla).

Lite förenklat kan man säga att organisationer generellt sett lägger ungefär 80 % av sina resurser på aktiverare. Det vill säga målformulering, strategiarbete, planeringsarbete, framtagande av processer, förtydliganden av arbetsbeskrivningar med mera – arbete som handlar om att skicka ut signaler till verksamheten om vad som ska göras. Endast de återstående 20 % läggs på det som skulle kunna betraktas som konsekvenser – exempelvis uppföljning, återkoppling och reflektion.

Det som avgör om ett beteende blir varaktigt är dess konsekvenser. Vi kan tillämpa pareto-principen (80/20-reglen) även gällande vad som påverkar beteenden. För påverkan av ett beteende råder det motsatta förhållandet. Påverkan av ett beteende ligger till 20 % i aktiveraren och till 80 % i konsekvensen. Enligt detta resonemang lägger organisationer generellt sett 80 % av sina resurser för ledning och styrning på det som har 20 % påverkan av beteenden. Å ena sidan kan detta ses som slöseri med resurser, å andra sidan kan det ses som en enorm utvecklingspotential. Det finns en outnyttjad potential när det handlar om nya sätt att leda organisationer för att nå sina mål.

Syftet med detta resonemang är inte att ange exakta siffror, utan att visa på ett fenomen. Nämligen att alltför många organisationer inte uppnår sin fulla potential på grund av för låg kunskap om vad som faktiskt påverkar mänskliga beteenden och därmed driver organisationens prestationer och resultat. Organisationer som vill bli bättre på att nå sina mål bör lägga mer tid på att leverera konsekvenser och mindre tid på att skicka ut aktiverare som drunknar i bruset. De bör satsa mer på att visa på goda exempel, kommunicera vad man uppnått och hur man uppnådde det, i stället för att kommunicera direktiv, order och förhållningssätt. Jag har ännu inte hört någon medarbetare i någon organisation säga att det kommer för få ”påbud” uppifrån. Jag har däremot hört många undra om de mängder information som rapporteras in verkligen följs upp.

Vad skulle det få för positiva effekter om vi bara lyckades flytta fokus lite, varför inte 50/50 som ett första steg? Hur skulle det slå på era ekonomiska och kvalitetsmässiga resultat om ni lade 50 % på det som faktiskt drev affärsmässiga beteenden?