Uppföljning – nyckeln till att nå sina mål

Att sätta mål påverkar människors beteende till cirka 20%, men till 80% påverkar man agerandet med uppföljning. För att säkerställa att en organisation når sina mål är det därför viktigt att ha en uttalad uppföljningsmodell.  

En uppföljningsmodell fastställer hur, i vilka forum, i vilken ordning och med vilken önskad effekt uppföljningen av målen sker. Uppföljningen innebär kollektiv feedback och feedback är det mest effektiva verktyget för att driva ett förändrat och/eller förstärkt beteende.

Hur påverkar och förändrar styrning och uppföljning beteende?

Att lyckas påverka och förändra beteende hos personer är svårt och en anledning till att många organisationer misslyckas med att genomföra sin strategi. Ofta görs ett ordentligt arbete med att sätta planen för vad som ska uppnås (mål) men mindre tid och kraft läggs på att ta konsekvenserna av det, det vill säga uppföljningen.

En modell för att beskriva vad som påverkar beteende är ABC-modellen:

• Aktiverare (Antecedens) är de faktorer som föregår och triggar ett beteende (t.ex. strategier, mål)
• Beteende (Behavior) är vad de som påverkas faktiskt gör mer eller mindre av
• Konsekvens (Consequence) är det som händer efter beteendet, oavsett om det är positivt (t.ex. belöningar, uteblivna straff) eller negativt (t.ex. uteblivna belöningar, straff)

Hur arbetar organisationer med styrning och uppföljning?

Vad som är intressant är hur mycket organisationer arbetar med aktiverare (mål) respektive konsekvenser (uppföljning) i relation till hur mycket värde som genereras. Av resurserna som läggs ner för att påverka beteende används ungefär 80% på aktiverarna, men de står bara för ca 20% av beteendeförändringen (uppföljning). Att ta konsekvenserna har således motsatt förhållande – det får 20% av resurserna men står för 80% av beteendeförändringen. Det är först när man vågar ta uppföljningen på allvar som man gör skäl för planeringen.

Hur får ni till en effektiv och värdeskapande uppföljningsprocess?

Ofta upplevs uppföljningsmöten som ett avrapporteringsforum för att meddela vart man står idag, och att fokus och tid inte läggs på att fatta beslut baserat på uppföljningen. Eller att man lägger alldeles för mycket tid på att diskutera om utfallen faktiskt är de rätta och varför de inte är rätt snarare än att lägga tid på att fatta beslut om vad som behövs göras.

För att komma ur fällan att uppföljningen blir en avrapportering följer här några tips för att säkerställa en effektiv uppföljning och därmed fokusera på att fatta proaktiva beslut.

Det första och tydligaste rådet är att ha en tydlig uppföljningsmodell som syftar till att säkerställa att uppföljningen sker på ett strukturerat sätt, med en tydlig målgrupp, och ett uttalat syfte. Helt enkelt för att maximera sannolikheten att man ska nå sina mål.

En uppföljningsmodell innehåller fyra olika delar…

1. Forum – Mot vilken målgrupp? I vilket forum? Och på vilket sätt följer man upp sina mål?
2. Frekvens – Hur ofta följer man upp och agerar på målen?
3. Ansvar – Vem gör grundorsaksanalysen och tar fram beslutsunderlagen om man inte når sina mål?
4. Beslut – Hur ser vi till att vi fattar rätt beslut, genomför dem och följer upp att vi har genomfört dem, att vi är säkra på att vi driver ett agerande utifrån våra mål?

…och skapar en rad olika värden:

1. Man ökar sannolikheten att målen ska nås
2. Man får möjligheten att ge regelbunden feedback till organisationen hur man ligger till vis á vis sina mål, vilket skapar engagemang och motivation och därmed resultat
3. Det blir också tydligt vilka som ansvarar för att genomföra analys till varför man inte når målen, om man inte når dem
4. Vilket i sin tur, skapar möjligheten för faktagrundande beslut och därmed bättre resultat

Vad behövs förutom struktur i uppföljningen?

För att ytterligare förstärka kraften av målstyrningen genom uppföljning finns det några faktorer som är minst lika viktiga. Följande nyckelfaktorer för en framgångsrik uppföljning ökar ytterligare sannolikheten att ni når era mål:

• Skapa psykologiskt trygga miljöer – Agerbara mål som på ett transparent och tydligt sätt följs upp där vi firar agerande och lärande
• Använd problemlösning framför koordinering och politik – Vara säkra och använda data
• Våga välja fakta framför expertis – Fatta faktabaserade beslut
• Iteration framför planering – Aktivitetsgenererande uppföljning utifrån målstyrning snarare än aktivitetsstyrning

Uppföljning kan kännas både enkelt och svårt, roligt och otäckt – oavsett känsla är det så ni skapar värde och agerande på riktigt inom er organisation. Tar ni er uppföljning på riktigt och konsekvenserna av den, kommer ni se resultat och utvecklas på riktigt. Förhoppningsvis hjälper dessa råd er på vägen, och om ni ändå inte får det att funka helt finns vi här på The Information Company för att hjälpa.

Kika in filmen nedan för att se David Holmbergs bästa tips på hur man lyckas med uppföljning, samt vilket värde det genererar: