Våga fatta beslut!

Beslutsfattande. Ständigt dessa mängder av val man ställs inför. Alla människor fattar mängder av beslut, varje dag, under hela sitt liv. Vad ska vi äta till middag ikväll? Ska jag ta vägen X eller Y hem? Vilken kaffeautomat ska jag gå och hämta kaffe i? Dessa beslut är av enklare slaget. Man ställs givetvis även inför betydligt större beslut i livet. Både privat och i sin yrkesroll. Då blir det ofta svårare att faktiskt landa i något. Tänk om det blir fel? Beslutsfattandet kan då ofta riskera att bli hängande i luften…

Många tycker att det är svårt att fatta beslut. Detta har dels blivit tydligt för mig efter att ha jobbat med styrning och uppföljning hos över 20 olika organisationer, dels efter att tagit del av flertalet intervjuer med Ari Riabacke, doktor i risk- och beslutsanalys. Ari berör flertalet av de problem jag själv upplevt när jag suttit med under beslutsmöten. Bland annat att många inte vågar fatta beslut. Fokus blir ofta på vad som kan gå fel. Ari lyfter i stället att man borde vända på tankesättet och fråga sig vad som är det bästa som faktiskt kan hända? Det är där fokus för beslutet bör ligga och inte på vad som kan gå fel.

 

Besluten måste bli 100% rätt eller?

Många organisationer fastnar i att vara optimeringsfixerade och att inga beslut får gå fel. Detta leder ofta till att man tiden söker efter mer information och därför riskerar att bli passiva. Som ni säkert har noterat går utvecklingen väldigt snabbt inom många branscher. Vi har inte råd att vänta för länge helt enkelt. Varken jag eller Ari hävdar att man inte ska söka information alls. Däremot bör man fokusera på att leta efter rätt information snarare än all möjlig information. Släpp övertron på att ha så mycket information som möjligt innan vi kan fatta bästa möjliga beslut. Nyckeln för detta är att ha en tydlig process för att fatta beslut och vilken mängd information som är ”good enough”.

För att lyckas med detta trycker Ari på följande delmängder som bör finnas med i ett arbetssätt för att fatta beslut:

1. Skriv ned vad beslutet handlar om, dvs. den huvudsakliga frågeställningen, och vad man måste ta hänsyn till. Här är det viktigt att göra det som konkret och tydligt som det bara går. Annars riskerar vi att bli för generella och breda vilket ökar risken för felbeslut.
2. Ange vad som ska ingå i grundorsaksanalysen som ska ligga till grund för beslutet. Vilka delfrågor måste vi svara på?
3. Specificera vilken information som krävs för att kunna svara på frågorna ovan och vilka risker som vi är beredda att ta. När vi vet vilka delfrågor som vi måste svara på behöver vi helt enkelt söka rätt data som kan hjälpa oss fatta beslut.
4. Skriv en kort redogörelse för hur beslutsprocessen såg ut med syfte att kunna följa upp vad som blev bra och mindre bra.

 

Är ett dåligt utfall lika med ett dåligt beslut?

Den sista delen ovan tycker jag är intressant. Här ser jag att många organisationer brister. Konsekvensen av ens beslut är givetvis intressant. Vad blev det faktiska utfallet? Men vad berodde utfallet på? Var det på grund av vårt beslut och följande åtgärder? Eller fanns det andra faktorer som spelade in? Ari lyfter också detta och trycker på vikten av att inte gå i fällan att tänka att ett beslut var dåligt bara för att utfallet var dåligt. Då är det viktigt att gå tillbaka till tidpunkten då man fattade beslutet och se vilka förutsättningar som fanns då. Utifrån de förutsättningar som rådde just då kan beslutet varit helt rätt. Han lyfter exempelvis hur många flygbolag satsade på att sätta in fler flyglinjer för att antalet passagerare har ökat stadigt över tid. Sedan kom Coronapandemin och utfallet av beslutet blev inte bra. Det betyder inte att man fattade ett dåligt beslut utan snarare ett bra beslut givet den information man hade just då. Det är just det som är grejen med beslut. Man vet aldrig vad som kan hända i framtiden utan man fattar ständigt beslut utifrån vad man vet här och nu.

Vad är viktigt för att fatta bra beslut?

Om man nu har definierat sitt arbetssätt för att fatta bra beslut, vad blir då nästa steg? Här skulle jag vilja skicka med några saker som Ari nämner i flertalet intervjuer:

• Det är bättre att fatta ett beslut än inget alls. Helt enkelt att besluta om att avvakta eftersom vi bedömer att vi behöver ytterligare insikter innan vi kan gå vidare och besluta vad vi ska göra framåt. Det viktiga är att vi i sådana fall landar i vad vi behöver göra i nästa steg för att införskaffa tillräckligt med information.
• Se upp med känslor när du fattar beslut. Lite inte på magkänslan. Den har oftast ingen aning. Ibland kan känslan vägleda oss men då är det kring något vi har god kännedom om sedan tidigare. Detta kräver givetvis kunskap och lång erfarenhet.
• Det är aldrig bra att börja en beslutsprocess i stor grupp. Då är risken stor att den starkaste rösten styr. I stället kan man exempelvis börja diskussionen i mindre grupper. Då ökar chansen att folk verkligen säger vad de tycker och man undviker grupptänkande.
• Det är också viktigt att gruppen inte är för sammansvetsad och homogen. Om man varit del av en grupp under en längre tid riskerar man att börja tänka på samma sätt. Det kan bli viktigare att tycka som alla andra för att passa in. Våga därför ta in oliktänkande för att få in fler perspektiv och därmed minimera risken för att fatta sämre beslut.

Lycka till med beslutsfattandet under hösten!