Affärsplan – konsten att få en affärsplan agerbar

En majoritet av alla affärsplaner som tas fram leder tyvärr inte till några konkreta beteendeförändringar eller faktiska resultat. En affärsplan syftar till att beskriva den önskade riktningen för en organisations utveckling över en given tidsperiod, för att tydliggöra ett önskat agerande. Men istället för att driva agerande brukar de flesta affärsplaner beskrivas som ”skrivbordsprodukter som hamnat i byrålådan”. Dvs en fin plan, men som inte påverkar vardagen.

Grundläggande principer för en bra affärsplan:

För att verkligen få ut värdet av en affärsplan bör den uppfylla fyra grundläggande principer:

1. Tydlig affärsplan 

Tydligt beskriva den resan bolaget ska ta för den perioden affärsplanen sträcker sig över. Ju mer konkret man är desto tydligare och enklare blir det för mottagaren att förstå och verkligen ta konsekvenserna av planen

2. Enkel affärsplan 

Enkel för alla medarbetare att förstå. Undvik att överintellektualisera och krångla till saker. Det skapar bara många olika tolkningar och därmed olika riktningar. Att göra komplexa saker enkla är svårt. Men det bör definitivt vara ambitionen.

3. Agerbar affärsplan 

Planen ska var utformad och formulerad på ett sätt som driver agerande hos medarbetare. Hela grejen med en affärsplan är ju att skapa ett gemensamt agerande i linje med strategin.

4. Uppföljningsbar affärsplan 

Formulera riktningen i affärsplanen på ett sätt som gör att den kan översättas till uppföljningsbara mål. En stor del av tricket för att driva agerande i linje med an affärsplan är den kontinuerliga uppföljningen och framförallt uppföljningen av de mål planen kan översättas till och inte en massa aktiviteter.

Övergripande innehåll som affärsplan bör innehålla

Exakt vad en affärsplan bör innehålla kan variera utifrån målgrupp. Om planen finns till för externa intressenter, så som investerare och analytiker, kan den få en något annan tilt än om den är för internt bruk. Här väljer jag att fokusera på det interna användandet där den viktigaste uppgiften för affärsplanen är att driva ett relevant agerande, vilket är svårare än att t ex ta in externt kapital.

Det viktigaste med innehållet är att det är relevant och agerbart. Det innebär att innehållet bör ta utgångspunkt i organisationens nuläge, vilket i sin tur innebär att innehållet inte slentrianmässigt kan vara detsamma år efter år. Övergripande tycker jag att affärsplanen bör fånga följande delar:

1. Målgrupp och syfte

Tydlig beskriva vem planen riktar sig till och vad man förväntar sig att uppnå med hjälp av planen.

2. Nuläge/Omvärldsanalys

Detta kan man göra väldigt ambitiöst eller relativt enkelt. Det viktiga är att man skapar en gemensam bild av större omvärldsförändringar och branschtrender som organisationen bör ta hänsyn till när långsiktig målbild, strategi och kortsiktigt fokus sätts.

3. Långsiktig målbild och strategi

Här beskrivs vad man vill uppnå på lång sikt från vision till långsiktiga mål och vilka övergripande förflyttningar som behöver genomföras för att nå dit, dvs strategin. Denna del av planen bör även fånga de övergripande ramarna för organisationen så som uppdrag/mission och värdegrund.

4. Fokus kommande året

Den viktigaste delen av planen och den som ändras tydligas från år till år är fokus för det kommande året. Det beskrivs lämpligast med hjälp av vilken effekt som är allra viktigast för organisationen att uppnå och vilka övergripande ageranden som krävs för att skapa den förflyttningen.

5. Finansiella konsekvenser

Det är viktigt att komma ihåg att ett finansiellt resultat är just resultatet av en rad insatser och beteendeförändringar. Därmed bör det planerade resultatet vara en konsekvens av det önskade fokuset för det kommande året och inte vice versa.

6. Uppföljning av planen

För att säkerställa att planen blir agerbar bör den vara uppföljningsbar via tydliga mål kopplade till fokus för det kommande året. Beskriv både målen, korresponderande mått, målnivåer och processen för hur de ska följas upp. På så sätt har samtliga intressenter en gemensam bild av hur affärsplanen ska följas upp och därmed ökar sannolikheten att det de facto görs och därmed också att affärsplanens mål uppnås.

Uppföljning och affärsplanens resultat

Att ta fram affärsplanen är endast en liten del av resan. Det som verkligen driver agerande och därmed resultat är att kontinuerligt följa upp affärsplanens mål. Genom att göra grundorsaksanalys till varför vi ligger till som vi gör i förhållande till affärsplanens mål, utifrån grundorsaken fatta faktabaserade beslut som sedan genomförs, skapas kontinuerligt ett relevant agerande i linje med affärsplanens strategi och mål. Det är det som till syvende och sist avgör om mål nås och helst överträffas!