Grundorsaksanalys och fiskbensdiagram

Om du varit inne här förut och läst våra blogginlägg, har du garanterat sett inlägg från oss där vi förklarar hur uppföljning är det starkaste verktyget en organisation har för att förändra beteende och driva rätt agerande. Men uppföljningen består av flera delar, och idag tänkte jag djupdyka i ett sätt att ta fram en grundorsaksanalys – nämligen fiskbensdiagram (Ishikawa-diagram).

När vi arbetar med målstyrning och följer upp målen, är det viktigt att göra en analys för att förstå varför vi presterar som vi gör, vilka lärdomar vi kan dra, och vad vi därför bör göra framåt (åtgärder). Men i en analys måste vi komma till grundorsaken, annars riskerar vi att missa den verkliga orsaken och därför inte bli av med den. För att läsa mer om varför det är så viktigt att bota grundorsaken och inte symptomen, klicka här för att läsa ett tidigare inlägg från oss.

Att genomföra en grundorsaksanalys kan ta olika skepnader, men vi har här beskrivit hur vi ser att processen bör bedrivas. Det är inom den processen vi kommer djupdyka för att se hur fiskbensdiagram kan användas.

Alla har olika erfarenheter av analys, och det finns väldigt många tillvägagångssätt för att genomföra en analys. Vad som är det bästa sättet beror på situationen och individen/-erna som ska göra analysen. Två metoder för att hitta grundorsaken vi tidigare skrivit en hel del om och använder tillsammans med våra kunder är ”5-whys” och ”Issue tree”.

Så, vad är fiskbensdiagram?

Ishikawa-diagram, också känt som fiskbensdiagram eller orsak-verkan-diagram, är ett användbart verktyg för att visualisera och analysera orsakerna till ett problem eller en händelse. Namnet “fiskbensdiagram” kommer från dess utseende, där huvudet på fisken representerar problemet eller händelsen och de olika grenarna representerar olika kategorier av orsaker.

Hur kan vi använda ett fiskbensdiagram inom målstyrning?

Ett fiskbensdiagram är användbart för att just måla ut möjliga orsaker till varför utfallet blev som det blev. Det är ett bra sätt att tillsammans måla ut de olika alternativen och tillsammans resonera sig fram till vad som är grundorsaken.

1. Avgränsa situationen: Börja med att tydligt definiera det mål som du vill analysera och förstå varför det inte har uppnåtts tillfredsställande. Detta mål kommer att vara huvudet på fiskbenet.
2. Identifiera huvudkategorierna av påverkande faktorer: Avgör vilka huvudkategorier av faktorer som kan påverka möjligheten att nå målet. Dessa kategorier kan variera beroende på typ av mål och sammanhang, men de kan inkludera faktorer som människor, processer, resurser, teknik, kunder & miljö.
3. Rita fiskens struktur: Rita en horisontell linje från målet som blir fiskens ”ryggrad”. Dra sedan vertikala linjer som grenar ut från huvudlinjen för att representera de olika kategorierna. Varje kategori får sitt eget “ben” på fisken.
4. Identifiera och lista orsakerna: Under varje kategori, lista de specifika faktorer eller orsaker som kan ha bidragit till att målet inte har uppnåtts. Var så detaljerad och specifik som möjligt när du identifierar och listar orsakerna.
5. Analysera orsakerna och utforma åtgärder: För varje identifierad orsak, analysera dess påverkan på målet och identifiera möjliga åtgärder för att hantera den. Diskutera med teamet eller andra relevanta intressenter för att få insikt och perspektiv på orsakerna och åtgärderna.
6. Prioritera och genomför åtgärder: Efter att ha analyserat orsakerna och utformat åtgärder, prioritera dem baserat på deras bedömd effekt och genomförbarhet. Genomför sedan åtgärderna och följ upp effekterna de har på målet.

Vilka effekter kan vi se av att använda fiskbensdiagram?

Genom att använda fiskbensdiagram kan ni få en djupare förståelse för de faktorer som påverkar utfallet och därigenom möjligheten att identifiera specifika och träffsäkra åtgärder. Detta kan bidra till en mer effektiv och fokuserad uppföljningsprocess inom organisationen och teamet. Och för individen.

Andra positiva effekter den här metoden kan skapa är förutom att hjälpa er identifiera grundorsaken:

• Verkligen förstå orsakssambandet inom ett område, utöver själva grundorsaken – framtida analyser kommer gå snabbare och bli bättre över tid
• Hjälpa till att prioritera resurser och insatser på de mest relevanta områdena – möjliggör även proaktivitet
• Stimulerar samarbete och problemlösning i grupp – teamet går samman och resonerar tillsammans fram analysen vilket kommer stärka gruppen i andra situationer där samarbete krävs
• Stärkt kommunikation och pedagogik – fiskbensdiagram är väldigt pedagogiskt och intuitivt att förstå vilket ger en tydlig och enkel visualisering av problemformulering och de olika faktorerna som påverkar utfallet

Avslutningsvis…

…vill jag uppmuntra till att testa den här analysmetoden, och var inte rädd för att kombinera analysmetoder. T.ex. kan ni inleda med att måla ut ett fiskbensdiagram, därefter när du identifierat vilken faktor du vill djupdyka inom kan ”5-whys” vara ett utmärkt sätt att grotta vidare. Det allra viktigaste är att det är en metod ni är bekväma med och som ni upplever verkligen tar dig till grundorsaken.

Vill ni förkovra er ytterligare i tips och trix kring hur ni kan utveckla er uppföljningsprocess vill jag varmt rekommendera tidigare blogginlägg här på vår sida, där finns innehåll om allt från visualisering till kommunikation och engagemang.