Affärsplanering – Best-practice och mall

Det är inte ovanligt att vi får frågan om vi har best-practice för verksamhetsplan/affärsplan/verksamhetsplanering/affärsplanering/strategisk planering etc. (hädanefter affärsplanering). Det har vi absolut, men att omvandla det till en mall för affärsplanering som är applicerbar i alla verksamheter är tyvärr inte den typ av best-practice vi tror på. Vi tror nämligen på, likt mycket annat, att affärsplaneringen måste utgå från er situation, och inte använda en generisk mall för affärsplanering.

Hur kommer det sig? När vi hjälper kunder affärsplanera ber vi dem att besvara frågorna; vad affärsplaneringen syftar till och för vem affärsplaneringen finns till för. Vad dessa frågor är representerar är uniciteten i en verksamhet – och därav behovet av er unika mall för er affärsplanering.

Istället för en faktisk mall för affärsplanering tänkte jag ge er verktyg för att börja bygga er egen mall för er affärsplanering. Att bygga er egen best-practice.

Jag kommer dela upp tipsen för hur ni kan bygga er affärsplaneringsmall i tre etapper nedan.

Vad är syftet med er affärsplanering?

Frågor att ställa innan affärsplaneringen:

• Vad är syftet med vår affärsplanering?
• Vilken detaljeringsgrad ska vi ha i vår affärsplanering?

Syftet med er affärsplanering och vem den finns till för ändras mer sällan än ofta, det är någonting som alltjämt består – medan det är innehållet i affärsplaneringen som ändras år till år. I er beskrivning av syftet kommer ni också beskriva varför er affärsplanering är nödvändig – det är ert verktyg att beskriva och sedermera kommunicera vad ni som verksamhet ska uppnå under den period affärsplaneringen gäller. Hur ni väljer att fylla er mall är upp till er process för affärsplanering – en del organisationer är oerhört detaljerade och beskriver allt som ska göras under kommande period. Andra prioriterar istället ett fåtal utvalda områden som ska leda till de viktigaste effekterna.

Frågor att ställa efter affärsplaneringen:

Besvara följande frågor inför nästkommande affärsplanering:

• Kommer vårt syfte bestå med affärsplaneringen bestå? Om ja, in i affärsplaneringsmallen.
• Kommer vi fylla vår affärsplanering med innehåll för vad vi ska göra med samma detaljeringsgrad? Om ja, in i affärsplaneringsmallen.
• Har ni hittat identifierat andra justeringar som behövs? Om ja, in i affärsplaneringsmallen.

 

Vem är användare av er affärsplanering?

Frågor att ställa innan affärsplaneringen:

• Vem är användare av vår affärsplanering?
• Vem ska vi kommunicera affärsplaneringen till?
• Vilka effekter förväntar vi oss med affärsplaneringen?

Att definiera vem som är användare av affärsplanen är i vår mening avgörande för dess relevans och vad den tillför. Det betonar ytterligare svårigheterna med en generisk mall för er affärsplan. Att ta fram samma affärsplan oberoende av vem som är användare av den, kommer ge effekter som otydlighet och i slutändan leda till att planen har låg- eller ingen effekt.

Frågor att ställa efter affärsplaneringen:

Besvara följande frågor inför nästkommande affärsplanering:

• Har affärsplaneringen varit riktad mot rätt användare? Om ja, in i affärsplaneringsmallen.
• Kommer ni ha samma användare? Om ja, in i affärsplaneringsmallen.
• Har ert angreppssätt lett till en tydlig kommunikation till användare? Om ja, in i affärsplaneringsmallen.
• Nådde vi önskade effekter med affärsplaneringen? Om ja, in i affärsplaneringsmallen.
• Har ni identifierat andra justeringar som behövs? Om ja, in i affärsplaneringsmallen.

 

Vad bör affärsplaneringen innehålla?  

Frågor att ställa innan affärsplaneringen:

• Har vi besvarat föregående frågor tillräckligt tydligt?

Vad ni sedan fyller affärsplaneringen med är helt beroende på hur ni har besvarat de tidigare frågorna – det beror helt enkelt på. Här finns det ingen mall för affärsplaneringens utformande – det er unika verksamhet som avgör innehållet. I vår värld innehåller en affärsplanering tydliga, agerbara och mätbara mål – som vi prioriterat – ju färre desto bättre. Det ökar sannolikheten för att vi når våra mål. Men det är ett helt blogginlägg i sig.

Frågor att ställa efter affärsplaneringen:

Besvara följande frågor inför nästkommande affärsplanering:

• Ur ett helhetsperspektiv: Levde affärsplaneringen upp till sitt syfte och var relevant för tilltänkta användare? Om ja, in i affärsplaneringsmallen.

Jag vill också betona vikten av att de som ska nå era mål som tas fram i affärsplaneringen också behöver vara med att utforma dessa. Då kan det vara bra att ha er mall för er affärsplanering, er best-practice, men att sedan fylla det med innehåll är upp till er att göra tillsammans. Då kommer vi dra nytta av vår spridda kompetens i verksamheten när vi fyller vår affärsplaneringsmall med innehåll och utvecklar varandra.

Utvärdera affärsplaneringen – ta lärdom från det – och applicera det i er mall för affärsplanering. Likt vi arbetar med uppföljning i vårt dagliga arbete bör vi arbeta med uppföljning av vår affärsplanering – det är så vår mall verkligen blir best-practice – för vår unika verksamhet. Er mall är ett sätt att effektivisera och se till hur ni själva kan göra er affärsplaneringsprocess effektivare och mildra arbetsbördan – bidra till att göra planeringsprocessen kännas givande – och inte bara ett nödvändigt ont.