Styrning och uppföljning, målstyrningens Yin & Yang

Yin och Yang är två centrala begrepp inom kinesisk filosofi och symboliserar ytterligheter. Ni har säkert sett symbolen för Ying & Yang, Taijitu, som bland annat är en del av den sydkoreanska flaggan. Symbolen Taijitu visar på när Ying & Yang är i harmoni och kompletterar varandra på bästa sätt. I detta blogginlägg ska jag beröra hur målstyrningens Yin & Yang, styrning och uppföljning förhåller sig till varandra. Det är nämligen först när styrningen och uppföljningen är i harmoni med varandra som man har störst chans att nå sina uppsatta mål. Låt oss beröra förhållandet mellan styrning och uppföljning längre ner!

För oss på TIC är målstyrning en av nycklarna till att lyckas med att exekvera på sin strategi. För oss innehåller målstyrning två huvudsakliga komponenter, nämligen styrning och uppföljning.

Vad är styrning?

Den första delen av styrning och uppföljning, nämligen styrning, är den delen som handlar om att styra organisationen. För oss handlar styrning om att identifiera den enskilt viktigaste effekten att uppnå under kommande året och hur man gemensamt ska agera för att nå den effekten. Då är vi på god väg mot en väl fungerande styrning och uppföljning.

Vad är uppföljning?

Den andra delen av styrning och uppföljning, dvs. uppföljningen, handlar om att följa upp verksamhetens arbete med sina mål. För att kunna få en väl fungerande styrning och uppföljning krävs det att vi kontinuerligt följer upp vårt arbete med att nå våra uppsatta mål. Det innebär att gå till botten med grundorsaken till vår prestation och sätta in eventuella åtgärder för att nå uppsatta mål.

Hur förhåller sig styrning och uppföljning till varandra?

Man skulle kunna säga att styrning och uppföljning är målstyrningens svar på Yin & Yang. Styrning och uppföljning fungerar inte utan varandra. Och styrning och uppföljning behöver också vara i harmoni för att man ska få det att fungera på allra bästa sätt.

Om vi börjar med det första påståendet, nämligen att styrning och uppföljning behövs båda två. Detta kanske säger sig självt men att styra utan att följa upp hur det går kan innebära att man riskerar att köra rejält snett på vägen mot målet. Styrning och uppföljning utan varandra fungerar inte. Styrning och uppföljning behöver jobba tillsammans. Det handlar inte bara om att följa upp sin styrning utan även att göra det på ett bra sätt. Definitionen av en väl fungerande styrning och uppföljning kan skilja sig rejält. Vi på TIC förespråkar en fokuserad styrning. Det innebär ett fåtal mål som går att agera på. I vår ideala målstyrningsvärld innehåller styrningen ett prioriterat mål och tre fokusområden som visar på hur man vill agera för att nå dit. Det är en viktig del i att få en väl fungerande styrning och uppföljning.

Genom att hålla styrningen fokuserad bli också uppföljningen enklare och bättre. Återigen, styrning och uppföljning hör ihop. Vi på TIC tror på kontinuerlig uppföljning där man alltid gör en grundorsaksanalys för att komma fram till varför vi presterar som vi gör. På detta sätt kan vi sätta in rätt åtgärder i tid för att ta oss till målet. Om styrningen är fokuserad och har få mål blir det enklare att också göra jobbet som krävs för att få en väl fungerande uppföljning. Både i form av förarbete men också i efterarbetet med att faktiskt genomföra de åtgärder som krävs för att nå målet. En fokuserad styrning gör att vi ökar chansen att sätta in resurser inom ett fåtal områden som kan göra skillnad. Lyckas man med det är man ett steg närmare en väl fungerande styrning och uppföljning. Det tåls att upprepas, styrning och uppföljning behövs båda två.

Om vi fortsätter med det andra påståendet, nämligen att styrning och uppföljning behöver vara i harmoni för att det ska fungera på allra bästa sätt. Det innebär att styrningen och uppföljningen ska prioriteras på ett sätt som gör att vi når de mål som vi satt i styrningen. Styrning och uppföljning måste ha rätt resursfördelning sinsemellan. Det är en viktig del i att få en väl fungerande styrning och uppföljning. Om vi ser till vad forskningen säger kring harmonin mellan styrning och uppföljning blir det genast intressant. Studier kring styrning och uppföljning av Braksick (2007) och Wadström (2014) visar att om man vill påverka människors agerande handlar 20% om vilka mål man sätter. Det som gör absolut störst skillnad, hela 80%, på människors ageranden är att kontinuerligt följa upp hur det går med målen. Tidfördelningen mellan styrning och uppföljning borde alltså vara 20/80. Studien visar att förhållandet mellan styrning och uppföljning ser annorlunda. I verkligheten är tidfördelningen mellan styrning och uppföljning 80/20. Man ägnar alltså ca 80% av sin tid på att planera och sätta målen. Att följa upp och realisera målen ägnas endast 20 % av tiden. Styrning och uppföljning är med andra ord inte i harmoni på ett sätt som gör att man ökar chanserna att nå målen.

Målstyrningens Yin & Yang, styrning och uppföljning behöver bli bättre på att komma i harmoni. Ha med er detta när ni arbetar med styrning och uppföljning för kommande året! Det är i uppföljningen som man verkligen påverkar människors ageranden.

Lycka till med kommande års styrning och uppföljning!